微软Outlook邮件客户端实用技巧

日期：2007年3月6日作者：清风网络学院查看:[大字体中字体小字体]

多数人会缺省使用Microsoft Outlook或者Outlook Express来处理e-mail，我们也不例外。这里列出的一些小技巧可以让这两个e-mail软件变得更友好。　
　　
　　从邮件中把e-mail地址加入通讯簿
　　使用Outlook时：在邮件打开时或者在预览栏的顶端，在你想要加入的名字上按鼠标右键，然后选择“Add to Contacts”（加入通讯簿）命令。
　　
　　使用Outlook Express时：选中邮件，然后在“工具”菜单中选择“将发件人添加到通讯簿”。或者打开该邮件，在“工具”菜单中选择“添加到通讯簿”，然后选“发件人”、“收件人名单上的所有人”或者“新的Outlook Express用户”。在何处找到你的e-mail文件以及如何进行备份
　　
　　对Outlook新用户来说最棘手的问题就是如何找到他们的数据存放之处。如果你不是在Exchange下使用Outlook的话，你的所有数据会被保存在一个以PST为后缀的文件中（脱机情况下的Exchange数据也会被保存在一个PST文件中），通常情况下文件名为Outlook.pst。你只需要拷贝PST文件，就可以备份包括你的e-mail在内的所有的东西。你可以使用Windows的搜索功能来查找*.pst，从而找到该PST文件。
　　
　　选择性备份
　　另外，你还可以通过Outlook的导出功能来有选择性地进行备份（比如备份指定的e-mail文件夹）。选“文件”菜单中“导入和导出”，然后选“导出到一个文件”。在下一步的“创建文件的类型”列表中，选择“个人文件夹文件（.pst）”；然后，选择你想要备份的e-mail文件夹。另外，你还可以用“筛选”按钮来对备份的数据做某些限制，接下去就可以开始备份了。
　　
　　把你的e-Mail从老PC转移到新PC上
　　拥有一台新PC固然会让你欣喜万分，但如何把你的e-mail、通讯簿和所有的Outlook数据都转移到新PC上就有些棘手了。如上所述，如果你单纯使用Outlook的话，你的数据会保存在一个PST文件中。如果你的新电脑中还没有任何Outlook数据，那么把整个PST文件转移过去就行了。
　　
　　如果新PC上已经有一个PST文件，那就把它改名，这样Outlook就无法找到它了。接下来，把老电脑上的PST文件拷贝到新机器上。当你下一次启动Outlook时，它将会打开你拷贝过去的PST文件。
　　
　　转移Outlook数据
　　
　　有些情况下，你可能不想让PST文件被保存在缺省的位置。比如，你可能想把它保存在独立的数据分区D:盘而不是C:盘。如果你想这样做，那就把PST文件转移到你所期望的位置就行了。当你下一次启动Outlook，你会看到Outlook弹出一条信息告诉你它无法找到PST文件。选择“确定”后它会出现一个“创建／打开”对话框，这时你就可以浏览并选中你刚才转移过的PST文件了。再下一次Outlook启动时就会自动找到你选中的PST文件了。

　为重复性e-Mail保存回复样板
　　当碰到重复性邮件时，我们往往需要用到同样的回复。Outlook可以通过使用Microsoft Word的“AutoText”（自动图文集）功能来简化你的重复性工作。首先要确保你的Outlook把Word当作邮件编辑器。在“工具”菜单中选“选项”->“邮件格式”，然后确认选中“使用Microsoft Word编辑电子邮件”。这样你无论何时进行邮件编辑都可以创建或插入“自动图文集”。
　　
　　如果要创建一个“自动图文集”条目，就在邮件中打入一段文字并选中它们。在“插入”菜单中选择“自动图文集”－>“新建”，然后输入该条目的缩写，按“确定”。当你关闭Outlook或者Word时，你会获得一条提示信息，告诉你Word的全局模板已经被改变，询问你是否保存它们。你需要选择“是”。
　　
　　当你需要插入你所创建的自动图文集项目时，可以打它的缩写或者按F3键，也可以从“插入”菜单中选择“自动图文集”。接下去你要在缩写列表中找到并选中它，并选择“插入”。
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