局域网内的Outlook投票

日期：2007年5月18日作者：查看:[大字体中字体小字体]

　　近日单位老大破例“开恩”，决定组织大家外出旅游以促进同事间的沟通，但究竟应该到什么地方去旅游呢？老大根据预算，初步选定了海南、张家界、北京共三个旅游景点，接下来就看大家的意见了。

　　按照惯例，办公室应该首先设计出一份《关于外出旅游有关事宜的通知》，并人手一份，然后开会统计出选择各个景点的人数和不参加的人数，实行“少数服从多数”原则，最后由财务部门安排旅游费用。

　　毫无疑问，如此步骤实在繁琐，而且大家还可能在会议上发生争执，因此老大“命令”电脑高手小王采用Outlook 2003完成上述工作，毕竟单位里每位员工都是人手一台电脑（使用Windows XP系统），何乐而不为呢？

　　一、设置账户

　　首先在Outlook 2003中选择“工具”菜单打开“电子邮件账户”向导，选择“添加新电子邮件账户”项，然后按照提示完成账户的设置工作，最后可以点击“测试账户设置”按钮进行账户测试，如果没有报错，说明一切OK。

　　二、设计投票按钮

　　接下来，小王就开始撰写新邮件，内容当然很简单，无非就是要求每位员工在规定时间之前作出反馈，否则就认为是不参加外出旅游。接下来，点击工具栏中的“选项”按钮，在“邮件选项”的“投票和跟踪选项”中勾选“使用投票按钮”复选框。此时，“使用投票按钮”复选框右侧的下拉列表框会默认选择“是:否”按钮，因此我们需要重新设置投票按钮。

　　首先，要删除默认的按钮名称，然后输入“海南双飞游;张家界双飞游;北京双飞游;不参加旅游”，注意这里应该是用英文分号将按钮名称分隔开，最后点击“关闭”按钮退出“邮件选项”设置窗口。现在，小王就可以将邮件发送出去了。(如图1所示)

图1
三、投票响应

　　员工们收到这封邮件后，除了可以查看到邮件正文内容外，还会在左上角看到增加了“海南双飞游”、“张家界双飞游”、“北京双飞游”、“不参加旅游”等四个按钮，下面还有“请单击上述按钮投票”的提示。(如图2所示)

图2

　　大家只要点击相应的按钮，Outlook 2003会询问是否“立即发送响应”，选择“确定”后投票结果会被自动反馈给小王，这样小王统计起来就方便多了。

　　四、统计结果

　　小王从“已发送邮件”文件夹中找到自己发送出去的征询邮件（即原始邮件），切换到“跟踪”选项卡，在这里可以清楚地查看到目前已收到的答复，只要在规定的11点后再次查看，所有的投票结果会自动统计完毕。(如图3所示)