Excel和Access间复制、导入和导出数据

• 　　在Microsoft OfficeAccess和 Microsoft OfficeExcel之间存在多种交换数据的方法。

  　　·若要将Access中的数据装入 Excel，可以从Access数据表中复制数据并粘贴到Excel工作表中，从Excel工作表连接到Access数据库，或者将Access数据导出到Excel工作表中。

  　　·若要将Excel中的数据装入 Access，可以从Excel工作表复制数据并粘贴到Access数据表中，将Excel工作表导入Access表中，或者从Access表链接到Excel工作表。

  　　 注释 

  　　·“导入”一词在Excel和Access中的意义各不相同。在Excel中，导入指的是建立一个可刷新的永久数据连接。在Access中，导入则指将数据装入Access中一次，但不建立数据连接。

  　　·您不能将Excel工作簿保存为Access数据库。Excel 和Access都不提供利用Excel数据创建Access数据库的功能。

  　　在Excel中使用Access数据

  　　如果数据在Access中，但您希望在Excel中使用这些数据：

  操作：	交换的性质：
  将Access数据复制到Excel中	临时
  将Access数据导出到 Excel	定期
  从Excel连接到Access数据	永久

  　　在Access中使用Excel数据

  　　如果数据在Excel中，但您希望在Access中使用这些数据：

  操作：	交换的性质：
  将Excel数据复制到Access中	临时
  将Excel数据导入到 Access	定期
  从Access链接到Excel数据	永久

  　　在Excel中使用Access数据

  　　您可能想在Excel工作簿中使用Access数据，以便利用数据分析和绘制图表功能、数据排列和布局的灵活性或其他一些Access中不可用的功能。

  　　将Access数据复制到Excel中

  　　您可以从Access的数据表视图复制数据，然后将数据粘贴到Excel工作表中。

  1. 启动 Access，然后打开包含要复制的记录的表、查询或窗体。
  2. 在“起始页”选项卡上单击“视图”，然后单击“数据表视图”。
  3. 选择要复制的记录。

     如果要选择特定列，请在相邻的列标题之间拖动。

  4. 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制”。
  5. 启动 Excel，然后打开要在其中粘贴数据的工作表。
  6. 单击要显示第一个字段名称的工作表区域的左上角。

     若要确保复制的记录不替换现有记录，请确保工作表中您单击的单元格的下方和右方不存在数据。

  7. 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“粘贴”。

  　　将Access数据导出到 Excel

  　　通过使用Access中的“导出向导”，可以将一个Access数据库对象（如表、查询或窗体）或视图中选择的记录导出到Excel工作表中。您在执行导出操作时，可以保存详细信息以备将来使用，甚至还可以制定计划，让导出操作按指定时间间隔自动运行。

  　　下面是需要将数据从Access导出到Excel的常见情形：

  　　·您的部门或工作组在处理数据时既使用Access也使用 Excel。您在Access数据库中存储数据，但使用Excel来分析数据和分发分析结果。您的小组目前在需要时将数据导出到 Excel，但您想让这个过程更加高效一些。

  　　·您多数时间都在使用 Access，但您的经理更愿意在Excel中查看报表。您要按固定时间间隔将数据复制到Excel中，但您想自动完成这个过程以便节省您自己的时间。

  　　有关将数据从Access导出到Excel的详细信息，请参阅 Access“帮助”系统。

  　　从Excel连接到Access数据

  　　若要将可刷新的Access数据装入Excel中，您可以创建一个到Access数据库的连接，这个连接通常存储在 Office 数据连接文件 (.odc) 中，并检索表或查询中的所有数据。连接到Access数据的主要好处是：您可以在Excel中定期分析这些数据，而不需要从Access反复复制或导出数据。连接到Access数据后，当原始Access数据库使用新信息更新时，您还可以自动刷新（或更新）包含该数据库中的数据的Excel工作簿。例如，您可能想更新每月分发的Excel预算摘要报表以使其包含当月数据。

  1. 单击要存放Access数据库中的数据的单元格。
  2. 在“数据”选项卡上的“获取外部数据”组中，单击“自 Access”。
  3. 在“查找范围”列表中，找到并双击要导入的Access数据库。

     在“选取数据源”对话框中，单击要导入的表或查询，然后单击“确定”。

  4. 在“导入数据”对话框中，执行以下操作：

     在“选择数据显示方式”下，执行下列操作之一：

  5. 若要以表 （表：关于特定主题的一组数据的集合，以记录（行）和字段（列）的形式存储。）的形式查看数据，请选择“表”。
  6. 若要以数据透视表 （数据透视表：一种交互的、交叉制表的Excel报表，用于对多种来源（包括Excel的外部数据）的数据（如数据库记录）进行汇总和分析。）的形式查看数据，请选择“数据透视表”。
  7. 若要以数据透视图 （数据透视图报表：提供交互式数据分析的图表，与数据透视表类似。可以更改数据的视图，查看不同级别的明细数据，或通过拖动字段和显示或隐藏字段中的项来重新组织图表的布局。）和数据透视表的形式查看数据，请选择“数据透视图和数据透视表”。

  8. 或者单击“属性”为导入的数据设置刷新、格式和布局选项，然后单击“确定”。
  9. 在“数据的放置位置:”下，执行下列操作之一：
  10. 若要将数据返回到选择的位置，请单击“现有工作表”。
  11. 若要将数据返回到新工作表的左上角，请单击“新建工作表”。

  12. 单击“确定”。

      Excel 将外部数据区域放在您指定的位置。

  
  

  　　在Access中使用Excel数据

  　　您可能想在Access数据库中使用Excel数据，以便利用Access的数据管理、安全或多用户功能。Access 中有许多有用的功能，对于使用Excel数据的用户来说其中有两个功能尤为有用：

  　　·报表  如果您熟悉Access报表的设计，并且想以此类报表的形式汇总和组织Excel数据，则可创建Access报表。例如，您可以创建更灵活的报表，例如分组和摘要报表、打印的标签和图形报表。

  　　·窗体  如果您想使用窗体查找或显示Excel中的数据，则可创建Access窗体。例如，您可以创建一个Access窗体以与工作表中的列顺序不同的顺序显示字段，或者以更方便的方式在一屏中查看较长的行数据。

  　　有关使用Access窗体和报表的详细信息，请参阅 Access“帮助”系统。

  　　将Excel数据复制到Access中

  　　您可以在Excel的工作表视图中复制数据，然后将数据粘贴到Access数据表中。

  　　注释   如果您将工作表中多个字段的数据粘贴到一个数据表中，请确保这些列与要复制的数据的顺序匹配。将多个字段中的数据粘贴到一个窗体中时，Access 将数据粘贴到与源字段同名的字段中，无论它们在窗体中的顺序如何。如果您要复制的数据包含目标窗体中不存在的字段，则Access会询问您是否仅粘贴名称匹配的字段。如果不存在名称匹配的字段，则Access会根据目标窗体的选项卡顺序粘贴字段，此顺序可能不是所需的顺序。如果源字段名称与目标字段名称不同，您可能需要将数据粘贴到数据表而不是窗体中。

  1. 启动 Excel，然后打开包含要复制的数据的工作表。
  2. 选择要复制的行。
  3. 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制”。
  4. 启动 Access，然后打开要在其中粘贴行的表、查询或窗体。
  5. 在“数据表”选项卡上，单击“视图”，然后单击“数据表视图”。
  6. 请执行下列操作之一：

     若要替换记录，请选择这些记录，然后在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“粘贴”。

  7. 若要将数据作为新记录追加，请在“起始页”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“编辑”菜单上的“粘贴追加”。

  　　将Excel数据导入到 Access

  　　若要将Excel中的数据存储到Access数据库中，并且此后在Access中使用和维护这些数据，您可以导入这些数据。导入数据时，Access 会在新表或现有表中存储这些数据，而无需改变Excel中的数据。进行导入操作时，一次只能导入一个工作表。若要导入来自多个工作表的数据，请为每个工作表重复执行导入操作。

  　　下面是需要将Excel数据导入Access的常见情形：

  　　·您多数时间都在使用 Excel，但以后准备使用Access处理这些数据。您想将Excel工作表的数据移到一个或多个新的Access数据库中。

  　　·您所在的部门或工作组使用 Access，但有时您会收到Excel格式的数据，而这些数据又必须合并到Access数据库中。您想在接收到Excel工作表时将它们导入到数据库中。

  　　·您使用Access管理数据，但您所在工作组的其他人员发来的周报是Excel工作簿。您想简化导入过程，以确保数据能在每周的特定时间导入到数据库中。

  　　有关将数据从Excel导入Access的详细信息，请参阅 Access“帮助”系统。

  　　从Access链接到Excel数据

  　　您可以将Excel区域作为表链接到Access数据库中。如果您计划继续维护Excel中的区域，但又希望可以从Access中访问此区域，则可使用此方法。您应该从Access数据库而不是从Excel创建此类链接。

  　　在链接到Excel工作表或命名区域时，Access 会创建一个新表并链接到源单元格。在Excel中对源单元格所做的任何更改都会反映到链接的表中。不过，您不能在Access中编辑对应表的内容。如果要添加、编辑或删除数据，必须在源文件中进行更改。

  　　下面是需要从Access中链接到Excel工作表的常见情形：

  　　·您想继续在Excel工作表中保留数据，但要能够使用Access强大的查询和报表功能。

  　　·您所在的部门或工作组使用 Access，但需要处理的外部源数据位于Excel工作表中。您不想维护外部数据的副本，但要能够在Access中处理这些数据。

  　　有关将Access数据链接到Excel的详细信息，请参阅 Access“帮助”系统。

  （出处：急速软件下载学院）

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